Ceremonial y Protocolo  en la visita del Gobernador del Distrito
                                                                                          

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En el período en que me desempeñe como Gobernador del Distrito, periodo 1993-94 pude comprobar la diversidad de actos realizados por los Clubes en oportunidades de la visita del Gobernador, secuencia que se repite en cada ejercicio y de acuerdo a los usos y costumbre de cada Club. En algunos casos los actos, ceremonias, reuniones de trabajo, conferencia de prensa, visitas protocolares, etc. no se ajustan a los programas de trabajo y normas emanadas de Lions Clubs International para Visita Oficial del Gobernador del Distrito. Por ello ha parecido conveniente recopilar normas, unificar procederes para desarrollar actos protocolares, siempre y cuando las circunstancia, el numero de socios y el local disponible lo permitan

1.- Comunicación de visita oficial

El Gobernador de distrito luego de su primera reunión de gabinete, confecciona un programa de visitas, en cuya elaboración se tiene encuentra:

1.1 Disponibilidad de una agenda leonistica ( por visita a los clubes cuyo aniversario indique una visita obligatoria, reuniones del Consejo de Distrito Múltiple " O ", fundación de clubes, entregas de carta Constitutiva)

1.2 La proximidad de los Clubes en un distrito tan extenso como el nuestro hace necesario que en la programación se tenga encuentra llevar a cabo visitas a clubes que se encuentren próximos en una misma área geográfica.

1.3 Influye en esta programación la parte económica. Visitar secuencialmente a los Clubes es más económico que visitarlos Club por Club, regresando a la sede de Gobernación.

Por ello, al proponer el Gobernador una fecha, es conveniente aceptarla aunque no sea mas adecuada al Club por su fecha habitual de reunión o de plenarias, con ello se evita complicar el plan de visitas.

Recordemos que la visita Oficial del Gobernador es el acto protocolar

Administrativo mas importante del ejercicio, y el Gobernador tiene la obligación de recorrer todos los Clubes de su Distrito; por ello y dentro de lo posible no debe mezclarse la visita y/o compartir con:

  • Aniversario de recepción de carta Constitutiva

  • Festejos internos del Club, salvo los juramentos que pueda tomar el Gobernador en su visita, ya que jerarquiza con su presencia el acto solemne de jura, con el marco adecuado y con las debidas formalidades Protocolares que establecen las normas vigentes.
     

Recodemos las directivas que al respecto indica Lions Clubs International:

"Cualquier otro acto minimiza el principal que es la visita del Gobernador del Distrito".

Dentro de las tareas que puede llevar a cabo el Gobernador y como homenaje a su visita es la realización, por parte del Club anfitrión, de una Obra de servicio importante, que se vera jerarquizada al ser realizada con su presencia.

Recibida por el Club la comunicación oficial de visita, el comité de difusión o un león dedicado al efecto, procederá a enviar gacetillas relacionadas con el hecho, para conocer a la población la circunstancia de tan grata visita. Con ello estamos demostrando que somos una institución de servicios organizada.

Confirmando el día de visitas a la localidad, el club hará la reserva de hotel para el Gobernador y su comitiva. Son detalles de buen gusto dejar en la mesa da la luz una canastita con algo dulce y una tarjeta con los nombres y numero de teléfono de los leones designados en el comité de Recepción, de manera que ante cualquier dificultad del momento, se sepa a quien recurrir.

2.- Visitas Protocolares

Si la Ciudad es sede del Gobierno Provincial, con la debida antelación el Presidente del Club solicitara una audiencia ante el Gobernador de la Provincia, Para el día de la visita la visita y acompañara al Gobernador de Distrito a la entrevista además de aquellos funcionarios que el visitante designe.

En las ciudades que no son sede del Gobierno de la Provincia se efectuaran visitas al Intendente, principales autoridades civiles, militares y eclesiásticas. De esta manera haremos conocer nuestro leonismo distrital

La agenda de visitas se hará conocer a la gobernación por teléfono, fax o correo

Electrónico ( e-mail) de manera que se puedan prever los presentes adecuados a cada caso.

3.- Medios de comunicación

Es conveniente prever una visita a los principales periódicos locales y, de ser posible, realizar una conferencia en un horario previo a la reunión de trabajo del Club.

4.- Reunión de trabajo

Es importante esta reunión, dado que el Gobernador informará las novedades de Lions Club Internacional, del distrito Múltiple "O", y del Distrito.

Explicará su plan de trabajo para el ejercicio y las políticas a implementar, y a su vez recogerá las inquietudes y problemas que el Club pueda tener.

Para facilitar la asistencia y en aras de lograr una buena concurrencia es conveniente realizarla una hora antes de la Plenaria Festiva prevista, y la otra es la fiesta de agasajo al Gobernador y su comitiva.

Como se puede observar, hay dos motivaciones distintas que no convienen mezclar para no distorsionar los ánimos.

4.1 La reunión de trabajo se iniciara bajo la presencia del titular del Club de Leones anfitrión y siguiendo la secuencia que a continuación se detalla:

  • Izamiento del Pabellón Nacional.

  • Izamiento de la Bandera Leonistica (si existe otra bandera se ubica en medio de ambas, excepto la leonística que va siempre a continuación de la Leonística.

  • Invocación Leonística a cargo del Presidente del Club de Leones

  • El Presidente del club hace entrega de la conducción de la reunión al Gobernador del Distrito, quien desarrollara la misma hasta la terminación de los temas a tratar, oportunidad en que reintegrara la misma al Presidente del Club, para la ceremonia de arrío y cierre.
     

4.3 Detalles a tener en Cuenta

  • Invitar y comprometer la asistencia especialmente de leones nuevos, es de buen gusto concurrir a pleno los socios del Club a la reunión de trabajo, a fin de ofrecer una buena imagen a los visitantes, que generalmente y con sacrificio se mueven desde muy lejos.

  • Contar, si es necesario, con un equipo de audio.

  • Prever los atributos: mazo, campana, bandera, una jarra con agua, vasos, etc.

Las exposiciones o problemas del club que se deseen poner a consideración del Gobernador, deberán ser presentados por el Presidente del Club o por quien éste designe, salvo en el caso de algún hecho puntual que algún león desee conocer o plantear.

 

5.- Reunión Plenaria Festiva

5.1 En los casos en que no se tenga experiencia de este tipo de reuniones, aconsejo leer el Manual de Ceremonial y Protocolo Leonístico. (Editado por el Club de Leones Paraná centro, 1.999)

5.2 Al designar el maestro de Ceremonia tener en cuenta, de ser posible, que sea un león experimentado y que conozca a los invitados especiales y comitiva.

5.3 Secuencia se ceremonia:

  • Izamientos
  • Invocación leonistica. (Destacar aquí la visita del Gobernador, su Dama y los funcionarios que eventualmente los acompañan
  • Designación del maestro de Ceremonia
  • Maestro de Ceremonia presenta las autoridades.
  • Desarrollo del acuerdo al "orden del día "
  • Palabras del Presidente del Club de Leones.
  • Entrega de Presentes.
  • Palabras del Gobernador.
  • Entrega de Presentes.
  • Arrío.
  • Agradecimiento del maestro de Ceremonia por su designación
  • Selva Libre
  • Cena.
     


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